Передача информации

Передача информации пошагово

Фаза планирования состоит из первых пяти шагов модели. Они организуют процесс анализа и предшествуют сбору информации. Цель этой фазы – осознать, что вы хотите сделать и как вы собираетесь это делать.

Шаг первый: Определите, какие решения вы хотите принять, и на какие вопросы ответить.

Нельзя переоценить важность первого шага. Проводить анализ очень сложно, если не невозможно, если вы не знаете, какие решения вы хотите или должны принять. Информация, которую вы будете собирать, и последующие из нее решения очень сильно зависят от того, с чем вы имеете дело. Фактически, вы действуете “наоборот”. Сначала вы осознаете, какие решения нужно принять, не принимая их в действительности. Это устанавливает условия, которые определят необходимую информацию и суждения.

В начале этой главы мы узнали, что решения – это правила того, какие действия должны быть предприняты на основе полученных суждений.  Ваша цель – сделать правильный, разумный выбор из четко обозначенных вариантов.

Сейчас вы спрашиваете себя: “Как это делается?” Пройти первый шаг легче всего, если сформулировать вопросы. Эти вопросы определят тип решений, которые будут приняты. Они же отражают те области, которые нуждаются в решениях. Например:

·         Подходит ли группе время встреч?

·         Нравится ли членам быть группой?

·         Что каждый из участников группы чувствует по поводу своей принадлежности к ней?

·         Чем я могу улучшить качество дискуссий?

Вопросы могут поступать из разных источников. Вы можете взять за основу части из них четыре области анализа группы, которые обсуждались выше. Часть из вопросов может следовать из идеальных критериев, которые вы установили для себя раньше, когда только планировали создание группы. Вы можете спросить у участников группы об их предложениях, или основываться на собственном опыте.  Не существует единственного “самого лучшего” источника.

Вопросы могут затрагивать очень узкие области или быть общими. Если вы хотите провести детальный анализ, то используйте более детальные вопросы. Обычный, общий анализ основывается на общих, не слишком подробных вопросах.  На такие вопросы чаще всего можно ответить просто да или нет. Вопросы, рассмотренные в двух первых примерах, требуют поверхностного подхода.  Два других больше подошли бы для серьезного анализа.

Шаг второй: Опишите необходимую вам информацию

Вы уже знаете, что информация – это та глина, из которой создаются суждения и решения. Но что она из себя представляет?  Ответ может показаться очевидным. Информация – это необходимые факты или данные, на основе которых будут получены ответы на вопросы. Каждый вопрос определяет, какая информация нужна, чтобы на него ответить, или хотя бы намекает на это.

Второй шаг настолько очевиден, что про него очень легко забыть. Тем не менее, стоит понять, какая именно информация вам нужна. Четыре критерия укажут вам путь в ее определении.

Во-первых, информация должна быть из первых рук. Лучше всего получать ее прямо из первоисточника. Информация о чьих-то чувствах, полученная из вторых рук, может быть неправильно пересказанной или просто ошибочной. Правда, иногда вам все-таки придется использовать информацию из вторых рук. Если ситуация именно такова, советую остерегаться информации, полученной из третьих или четвертых рук.

Во-вторых, факты и данные должны быть своевременными. Основывать свои суждения на информации, которая была верной полгода назад, весьма опасно, она может оказаться неверной. Поэтому либо проверяйте “срок годности” информации, либо собирайте новую.

В-третьих, информация должна быть полной. Вы обязаны собрать все возможные данные. Многие решения, которые казались хорошими, окажутся недостаточными, если они основаны на неполной информации. Даже отсутствие одного или двух фактов может совершенно изменить исход анализа.

И, в-четвертых, информация должна быть точной. Точность очень важна. Даже если информация своевременная и полная, неточность делает ее бесполезной. Только правильная, надежная информация ложится в основу качественных решений.

Ваша цель — полученная из первых рук, своевременная, полная и точная информация. Без этих характеристик информация не годится для принятия решений. И конечно, бесполезная информация быстро испортит анализ.

Вот та информация, которая может вам понадобиться при анализе, основанном на перечисленных выше вопросах.

Подходит ли группе время встреч? Вы можете просмотреть журнал посещений (если он есть), спросить у участников их мнение и/или вспомнить, как часто люди опаздывали на встречи. Как вы думаете, какая еще дополнительная информация пригодилась бы?

Нравится ли членам быть группой? Начните с выяснения мнений участников группы. Может также помочь другие свидетельства, например, комментарии кого-то из участников группы, или то, сколько раз участники группы проводили время вместе вне обычных встреч группы, если информация об этом точна.

Что каждый из участников группы чувствует по поводу своей принадлежности к ней? Здесь совершенно очевидно, какая информация нужна. Вам необходимо расспросить участников группы.

Чем я могу улучшить качество дискуссий? Здесь тоже очень полезно мнение участников группы. Но вам могут понадобиться и внешние источники, например книги или газетные статьи, чтобы собрать информацию о том, каким должен быть хороший руководитель дискуссий.

Шаг третий: Узнайте, где можно получить доступную информацию

Иногда нужная вам информация уже существует. Тогда ваша задача – определить, существует ли она на самом деле и действительно ли это то, что вам нужно.

Примерами уже существующей информации, которая может быть полезной, могут служить журнал посещений, итоги предыдущих оценок, договор группы, письменный вариант целей группы или установленные церковью директивы.

Имеющаяся информация используется чаще для оценки всего служения малых групп, чем для анализа отдельной группы. Но это не означает, что она не может быть полезной для вас. Здесь модель предлагает вам определиться.

Возврашаясь к четырем вопросам, которые иллюстрируют эту тему – к вопросам, в которых упор делается на анализ отдельной группы – я отмечу, что существующая информация не играет здесь большой роли. Почему? Потому, что большинство отдельных групп делают записи только тогда, когда они являются частью большего служения малых групп в своей церкви.

Шаг четвертый: Определите, как, где и когда можно получить необходимую информацию.

В большинстве случаев первый и лучший источник информации – это участники группы. Ну же, спросите их! Но сначала выясните, как, когда и где. Здесь нет простых и правильных ответов. Поэтому мы рассмотрим возможные варианты.

КАК?  Первое, что необходимо сделать, это выяснить, как вы будете получать информацию, которая вам необходима. Два наиболее распространенных способа сбора информации для анализа групп – это наблюдение и выяснение.

Выяснение означает, что вы будете будет спрашивать. Таким образом вы можете получить много информации из первых рук. Когда вы хотите узнать, что думает группа или отдельный ее участник, — спрашивайте. Тем не менее, стоит принять во внимание, что полученная таким образом информация глубоко субъективна и подвержена искажениям. Большинство людей – например, вы или я – хотят выглядеть лучше в глазах других. Часто они стремятся отвечать на вопросы так, чтобы удовлетворить это желание. Или говорят что-то, что не является их личным мнением, но они думают, что именно это вы хотите услышать. По прошествии времени, когда отношения в группе станут прочнее, подобных искажений станет меньше. Быть может, вы захотите, если позволяют время и ресурсы, дополнить информацию, полученную с помощью выяснения, аккуратным и регулярным наблюдением.

Наблюдение значит, что вы смотрите и слушаете. Вы аккуратно и систематически следите, чтобы собрать информацию или подтвердить уже имеющуюся. Посмотрите как ведут себя участники группы, например, умеют ли они слушать слушать, выполнять задания, отзывчивы ли они, подлинны ли их суждения, способны ли они принять противоположное мнение, и т.д. Эти типы поведения не могут быть адекватно выражены с помощью бумаги, ручки и анкеты или вопросника. Но их легко отследить, если регулярно наблюдать.

Когда вы определитесь со способом сбора информации, подумайте, как именно его использовать. Может, поможет анкета? Как насчет шкалы оценок? Может наилучший вариант — интервью?

Интервью и анкета- вот два лучших метода сбора информации, если вы предпочли выяснение.

Интервью. Проводящий анализ задает несколько вопросов и записывает ответы. Так можно из первых рук получить ценную информацию о мнениях участников, их интересах, поведении, отношении к происходящему и о самооценке. Интервью можно проводить как с отдельными участниками, так и с целыми группами. Результат интервью зависит от умения того, кто его проводит. Главный недостаток собранной подобным способом информации – то, что она может неправильно истолкована.

Другим вариантом интервью является групповая дискуссия. Самое большое ее отличие от интервью как такового – это форма проведения. Дискуссии обычно менее серьезные и имеют слабее выраженную структуру.

Письменные ответы. Используются обычно, чтобы получить в письменном виде мнения участников группы. Чаще всего для этого пользуются одним из видов анкет.  Но возможны и другие варианты, например, бланки, в которых надо выбрать одно из утверждений, что-то отметить или закончить предложения. Способы, использующие письменные ответы, хороши для получения личной информации об отношениях, мнениях и поступках.  Вероятные минусы состоят в том, что люди часто не говорят правду о себе или оставляют ответы незаконченными. Также большие проблемы создает плохо составленная анкета.

Если вы хотите собирать информацию путем наблюдения, вот несколько вариантов:

Записи. Это письменные записи наблюдений. Такой способ отнимает много времени и зависит от способности наблюдать собирающего информацию.

Перечень. Вы используете список, состоящий из разных пунктов, отмечая их, когда вы их наблюдаете. Можно также записывать частоту их появления.

Шкала оценок. Запишите несколько характеристик или утверждений, которые будут критериями оценки. Наблюдатель использует шкалу, чтобы отмечать уровень приемлемых или неприемлемых наблюдаемых характеристик. Пусть, например, вы следите за фразами, которые используются членами группы, оценивая их по шкале от “1” (неприемлемое поведение) до “5” (желаемое поведение). Если один из участников группы начнет ругать другого, вы напишете “1” или “2”, в зависимости от серьезности инцидента.

Ранжирование. Честно говоря, это немного грубый способ проводить наблюдения. Нужно оценивать различные области жизни группы, от участников до действий, и относить их к определенному разряду (ранжировать) в соответствии с не всегда ясными стандартами. Именно из-за неточности данного метода, его лучше всего применять в ситуациях, где точная информация неважна и достаточно грубых оценок.

Большинство способов наблюдения подходят и для выяснения. Разница лишь в том, как ими пользоваться. Во время наблюдения человек, который проводит анализ, записывает полученную информацию.  Те, кого оценивают, могут об этом знать или не знать. (Если люди знают, что их оценивают, это может доставить неприятности. Участники группы начнут вести себя так, как им несвойственно. Но если они впоследствии узнают, что их оценивали без их ведома, это может повлечь за собой еще большие неприятности) Во время выяснения, участники группы хорошо знают, что идет процесс анализа, и могут тоже записывать информацию (кроме той, которую вы получаете из интервью).

КОГДА и ГДЕ? В подавляющем большинстве случаев лучше всего собирать информацию на одной из обычных встреч группы. Информацию, необходимую для анализа, способствующего развитию, можно собирать несколько раз в течение года. Не обязательно занимать все время встречи, но времени должно быть достаточно. Так вы показываете, что анализ важен для вас и для группы.

Займите две встречи группы во время последних недель ее жизни сбором информации для итогового анализа. Здесь также врядли потребуется вся встреча, если только вы не предпочтете способ дискуссия-интервью.

Некоторые руководители предпочитают не использовать время группы для получения необходимой им информации. Они просят участников заполнить анкету дома и принести ее на следующую встречу. Мне эта альтернатива не подошла. Слишком часто люди забывали заполнить анкету, теряли ее или отказывались ее отдавать. Может быть, вам повезет больше чем мне.

Время сбора информации тоже очень важно. Запланируйте день и время, которые не входят в противоречие с расписанием группы или отдельных ее членов. Например, участникам может не понравиться длинная анкета, внезапно принесенная вами на встречу, которую они хотели полностью посвятить молитве. Если точнее — не надо сюрпризов!

И, наконец, не забывайте про детали. Если вы хотите, чтобы вам ответили письменно, то имейте при себе ручку или карандаш, бумагу, и, естественно, достаточное количество анкет.

Шаг пятый: Разработайте свой метод сбора информации.

Пятый шаг помогает превратить то, как вы собираетесь собирать необходимую информацию в реальный метод ее получения. Пусть слово метод вас не пугает. Обычно оно обозначает анкеты, листы оценок, бланки и т.д.

Хорошо разработанный метод очень важен при сборе нужных данных. Поскольку  тема создания методов анализа слишком обширна, чтобы рассматривать ее в рамках этой книги, мы не будем ее касаться. Я предложу несколько советов, как успешно создать подходящую анкету для проведения анализа.

Решите, какой ответ вам больше подходит. Решите, какой именно вариант ответа вам больше всего подходит. Например, если вы используете анкету, сделаете ли вы ее в форме незаконченных вопросов (пустое место, куда можно записать ответ) или в форме сложных вопросов с вариантами ответа (нужно выбрать один из ответов)?

Записывайте аккуратно. Тщательно формулируйте ваши вопросы или варианты ответов. Эффективный метод состоит из хороших компонентов. Задать вопрос не так легко, как вы думаете. Создание анкет или бланков, помогающих анализу, требует знания, умения и практики. Проверьте то, что вы написали на ясность и краткость. Спросите себя: “Как человек может неправильно понять этот вопрос или неправильно ответить на него?”

Напишите инструкцию. Письменные инструкции объясняют участникам группы, что от них требуется. Ваша цель – написать ясную, точную и понятную инструкции. Хороший способ проверить эти характеристики – попросить кого-нибудь прочитать инструкции и пересказать вам, что, как ему кажется, нужно сделать. Ответ этого человека сразу покажет, действенна ли ваша инструкция.

Качественный внешний вид. Аккуратно создавайте и распространяйте анкету или бланк.  Цвет бумаги, размер шрифта, расстояние между строчками и их длина влияют на результат, который вы получите.  Внешний вид анкеты очень много говорит о том, что для вас и для группы значит анализ.

Несколько слов о уже существующих анкетах для анализа. Я не знаю стоящих анкет по анализу малых групп, которые вы могли бы купить и использовать. Но так как интерес к малым группам все растет, возможно, скоро они появятся. Если это случится, пожалуйста, будьте внимательны. Большинство из подобных бланков очень общие, они написаны в расчете на усредненную ситуацию. Спросите себя, отражают ли вопросы, оценки, варианты ответов и т.д. вашу группу? Решения, принятые на основе таких методов, нужно считать экспериментальными. Возможно, вы захотите переписать анкету, чтобы она лучше отвечала вашим нуждам.